1．目的

为提高分析检测与试验表征人员的技术能力，CSTM合格评定 试验人员能力专业委员会与全国分析检测人员能力培训委员会（NTC）共同合作，组建了CSTM/NTC联合秘书处（以下简称“联合秘书处”），负责CSTM/NTC试验人员技术能力评价工作的组织实施。

为保证联合秘书处相关工作场所得到的文件都是有效的版本，防止使用无效的或作废的文件，对联合秘书处各种文件加以控制，特制定本细则。

2．适用范围

适用于联合秘书处培训与考核相关的所有文件资料的控制和维护。

3．职责

3.1 联合秘书处负责组织制定联合秘书处章程和管理规定，批准发布试验人员能力培训与考核制度及相关的技术文件，并组织对现有文件进行定期审核；

3.2 联合秘书处秘书长负责组织编制、审核和宣贯试验人员技术能力培训与考核制度及相关的技术文件；

3.3 联合秘书处办公室主任负责组织本部门作业文件的编制、审核；

3.4 联合秘书处档案员负责联合秘书处所有文件的日常管理及归档工作。

4．管理内容及要求

4.1文件的分类

4.1.1 内部文件

内部文件是指联合秘书处及联合秘书处组织编写的关于培训与考核的长期指导性文件，其中包含：各类管理规定、实施细则、考核制度等管理类文件以及CSTM/NTC技术培训与考核大纲、编制说明、考核试题等技术类文件。

Ø 管理类文件：

a. 管理规定（GL层次）：包括联合秘书处章程和各类管理规定，是描述联合秘书处宗旨、 目标和实施培训与考核活动的政策性文件，为第一层次文件；

b. 实施细则与考核制度（T层次）：包括联合秘书处各类管理规定的实施细则与考核制度，是控制联合秘书处培训与考核活动的文件，为第二层次文件；

c. 各类记录表格（S层次）：包括联合秘书处各类文件的支持性表格，为第三层次文件。

Ø 技术类文件

a. 各专业技术领域通用理化性能试验技术的培训与考核大纲；

b. 各项技术考核的实操考核方案；

c. 各项技术考核试题，包含书面考核与实际操作考核两类，与大纲配套使用；

d. 各项试验技术的实操考核原始记录及结果报告表；

4.1.2 外来文件

与试验技术相关的法律、法规文件，相关试验方法标准、规范，以及客户提供的技术资料等。

4.1.3　文件资料的形式

文件资料可以是书面、电子媒体形式或其他载体形式。

4.2 文件的编号

4.2.1 联合秘书处发布实施的各类文件、记录, 按以下方式编号：

4.2.2 管理类文件编号说明：

CSTM/NTC——委员会代号

GL —— 管理规定代号

T××——实施细则与考核制度代号与顺序号

S×× —— 记录表格代号与顺序号

4.2.3 技术类文件编号说明：

技术代码详见《通用理化性能分析检测能力的技术分类》

技术代码后字母 —— 技术文件类别代号

YYYY —— 年代号

V    —— 版本号

4.3 文件的编制、审批和发布

4.3.l 联合秘书处各类管理规定由联合秘书处组织有关人员编写和更改,经副秘书长审核,秘书长批准后方可发布实施；

4.3.2 联合秘书处各类实施细则、考核制度与记录表格由联合秘书处办公室主任组织有关人员编写和更改,经办公室主任审核,副秘书长批准后可发布实施；

4.3.3 联合秘书处技术类文件由联合秘书处组织各大纲编制组编写和更改，经大纲编制组组长审核,秘书长批准后可发布实施。

4.4 文件的发放

4.4.1 联合秘书处秘书长确定各类文件的发放范围；

4.4.2 档案员负责联合秘书处各类文件的接收和归档；

4.4.3 联合秘书处所有受控文件均应加盖“受控”章，并由档案员加以唯一性编号统一记录。

4.5 文件的更改

4.5.1联合秘书处章程及各类管理规定更改后，需经副秘书长审核、秘书长批准后方可实施；

4.5.2其他文件需要更改时，由原编写人员填写文件更改、会签、审批表，说明更改原因及更改内容，提供相关的背景资料，经联合秘书处办公室主任审核、副秘书长批准后方可实施。若文件原编制人更换时，需授权给了解背景资料的人员；

4.5.3联合秘书处文件一律不允许手写更改，必要时可以采取换版或文件部分换页方式进行更改；

4.5.4文件经过多次更改或需进行大幅度修改时，应进行换版。最新版本文件经审批后，按本细则的要求统一编号发放。

4.6 文件的归档

4.6.1 档案室应建立联合秘书处文件的目录清单并实施动态管理，确保文件的有效性、可追溯性，识别现行版本的状况，保证相关场所得到有效文件，防止使用无效或作废的文件；

4.6.2  档案室应做好文件防火、防潮、防虫、防盗等安全工作。存入光盘的文件， 也需归档登记和标识。为防止文件的丢失，所有文件（包括存入光盘的文件），均应有备份；

4.6.3借阅文件时应办理借阅手续，填写受控文件借阅登记表，外部人员借阅文件应经过秘书长批准后方可办理借阅手续。          

4.7 文件的作废

文件作废时，应填写作废文件回收登记表。经秘书长批准后，统一销毁。需留作资料的，经秘书长批准后，应在其首页同时加盖“作废”和“留存资料”两种印章标识，并予以归档，并保存5年。使用电子媒体发放的文件作废时，由秘书处通知使用单位，将电子化文件或其他载体统一删除或销毁。

4.8 文件的保密

4.8.1 联合秘书处各类文件，未经秘书长批准，不得提供给外部人员；

4.8.2 秘书处所有原始申请、培训与考核记录、证书等资料均应为客户保密，未经秘书长批准，不得提供给外部人员；

4.8.3 计算机数据、光盘等涉及联合秘书处文件、记录等内容的，应有备份施。

4.9   保管期限

4.9.1 档案室保存现行有效文件，作废文件经秘书长批准后，档案员记录《文件销毁登记表》后销毁；

4.9.2培训机构、考核基地、培训/考评教师、试验人员档案永久保存并不断更新；

4.9.3 证书发放、人员考核等记录保存五年。

5 .相关文件

CSTM/NTC-GL02:2024-1《试验人员技术能力评价管理办法》

6  支持性表格

1. 文件清单(CSTM/NTC-GL02/T01/S01:2024-1)

2. 文件发放(领用)登记表(CSTM/NTC-GL02/T01/S02:2024-1)

3. 文件销毁登记表(CSTM/NTC-GL02/T01/S03:2024-1)

4. 档案借阅登记表(CSTM/NTC-GL02/T01/S04:2024-1)

5. 文件审批表(CSTM/NTC-GL02/T01/S05:2024-1)

6. 考核与培训大纲审核意见反馈(CSTM/NTC-GL02/T01/S06:2024-1)